In the almost 30 years that I have been organising conferences and meetings for clients, I have experienced many meetings that would have found a place in a well-structured e-mail. Whereas in the past the focus was on costs when planning a meeting, the effect on the environment has now become an additional, important issue. Above all, however, within the framework of the development of virtual teams, tools have been developed with which essential workshop forms can be mapped. These, and more and more experienced moderators online, represent a real alternative today. Not for every meeting, because sometimes it is really important to feel each other and to experience each other beyond the picture. For in between however it may be gladly also times a virtual Workshop. But how high is the saving exactly? With the calculator from http://www.ecopassenger.org/ you can calculate it individually for yourself. On the basis of these figures, I once calculated two standard workshops as an orientation framework. Scenario 1 National Meeting 20 participants average arrival 400 km 50% train 50% flight result in 1.570 Kg CO2 Scenario 2 International Meeting 20 participants average arrival 1.000 Km 20% Train 80% Flight already 6.765 Kg CO2 These values only show the direct journey. In addition there are the additional consumption by hotels, the conference technology etc.. The burden of the virtual workshop, on the other hand, depends on the intensity of use of the platform, the type of power supply to the server, the devices of the participants and the type of power supply on site. Assuming the figures for the current CO2 consumption of streaming services and the German mix in electricity, the server and the devices on site each reach a value of several hundred grams. Even if an exact calculation is difficult here, a complete one-day workshop will be in the single-digit kilo range.
In den fast 30 Jahren, die ich Konferenzen und Tagungen für Kunden organisiere, habe ich manches Meeting erlebt, dass in einer gut strukturierten Mail Platz gefunden hätte. Wurde in der Beratung des Kunden früher auf die Kosten abgehoben, so ist der Effekt für die Umwelt inzwischen ein zusätzliches, wichtiges Thema. Vor allem aber: Im Rahmen der Entwicklung virtueller Teams haben sich Tools entwickelt, mit denen wesentliche Workshop-Formen abgebildet werden können. Diese, und immer mehr auch online erfahrene Moderatoren, stellen heute eine echte Alternative dar. Nicht für jedes Meeting denn manchmal ist es wirklich wichtig sich gegenseitig zu spüren und jenseits eines Bildausschnittes zu erfahren. Für zwischendurch aber darf es gerne auch mal ein virtueller Workshop sein. Aber wie hoch ist die Einsparung genau? Mit dem Rechner von http://www.ecopassenger.org/ können Sie es individuell für sich berechnen. Auf Basis dieser Zahlen habe ich einmal zwei Standard Workshops als Orientierungsrahmen durchgerechnet. Szenario 1 Nationales Meeting 20 Teilnehmer durchschnittliche Anreise 400 Km 50% Bahn 50% Flug ergeben danach 1.570 Kg CO2 Szenario 2 Internationales Meeting 20 Teilnehmer durchschnittliche Anreise 1.000 Km 20% Bahn 80% Flug ergeben bereits 6.765 Kg CO2 Diese Werte zeigen nur die direkte Anreise. Hinzu kommen die Mehrverbräuche durch Hotels, die Tagungstechnik etc. Die Belastung durch den virtuellen Workshop hängt im Gegensatz dazu von der Nutzungsintensität der Plattform, der Stromart des Servers, den Geräten der Teilnehmer und der Art des jeweiligen Stroms vor Ort ab. Die Zahlen über den aktuellen CO2 Verbrauch von Streaming-Diensten und den deutschen Drittelmix im Strom vorausgesetzt, erreichen Server und die Geräte vor Ort jeweils einen Wert von einigen hundert Gramm. Auch wenn eine genaue Berechnung hier schwierig ist, wird ein Tagesworkshop sich im einstelligen Kilo-Bereich bewegen.
Über die Notwendigkeit einer besonderen Führung in virtuellen Teams sowie über die gängigsten Kooperationswerkzeuge wie Trello, Meistertask, Asana etc. wurde bereits viel geschrieben.... Aber was, wenn es ein gemeinsamer Workshop sein soll? Wenn Brainstorming, Inspiration, Diskussion und Priorisierung erforderlich sind? Dann machen Workshop-Tools wirklich Sinn. Glücklicherweise bieten alle Angebote einen wichtige Funktion für kritische Situationen oder schwierige Team-Konstellationen: Anonymität. Hier ein kurzer Überblick über drei der gängigsten Werkzeuge für virtuelle Workshops. Stormboard - die perfekte Pinnwand-Simulation + Die Vorteile Stormboard ist extrem intuitiv, da es im Wesentlichen eine Pinnwand-Oberfläche und Karten visualisiert. Mit dem "Fire Modus" fliegen die Ideen nur so auf den Bildschirm. Für die Strukturierung stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, die den Bildschirm teilen. Ein farbenfrohes und modernes Design hilft bei der Strukturierung sehr. Das Highlight ist jedoch die Funktion, die eine Karte per Mausklick in eine neue Pinnwand verwandelt. Das ist unendlich oft möglich und so können Themen intuitiv fokussiert und vertieft werden. Das Ergebnis ist eine Dynamik, die jeder kollaborativen Mindmap den Rang abläuft. Das ist wirklich großartig. Ein weiterer Vorteil ist die gute Integration in andere Programme und Dienstleistungen wie Office oder Trello etc. - Die Nachteile Es gibt Kleinigkeiten, wie die Tatsache, dass bei zu vielen Ideen die Karten unsortiert übereinander angeordnet sind. Etwas schwieriger ist es, dass ein Moderator oder Workshop-Leiter die Teilnehmer nicht navigieren kann. Abstimmungen und Ranglisten sind auch nicht die Paradefunktion von Stormboard. Darüber ließe sich hinwegkommen, aber was ich nicht verstehe, ist das Preismodell des Dienstes. Der Preis beträgt $10,- pro Monat und Teilnehmer. Für ein kleines Team von 10 Teilnehmern sind das $1000,-/Jahr. Schnell zwei Externe einbringen? Kostet extra! Vor allem aber müssen die Teilnehmer an- und abgemeldet werden, sonst kosten sie weiter. Wenn das Meeting in 2 Monaten wieder gemeinsam überarbeitet wird, bedeutet das, sich erneut zu registrieren etc. Fünf weitere Teilnehmer, die vergessen haben, sich abzumelden, werden nach einem Quartal mit $150,- berechnet. Für ein kleines, festes Team mag dies noch möglich sein, aber nicht für flexible Strukturen mit externen Mitarbeitern, und für mich als Moderator mit ständig wechselnden Kunden kommt das Modell einfach nicht in Frage. Die Hersteller von Stormboard konnten nicht überzeugt werden, eine Alternative anzubieten..