TFK News

Our last presence meeting was really exhausting...

tk@tfk-consulting.com — Fri, 04 Mar 2022 10:15:08 GMT

ABSURD? YES! THEN WHY DO SO MANY DO IT EXACTLY LIKE THAT?

Nach einer ersten Zeit der Verunsicherung zu Beginn der Pandemie wurde im letzten Jahr in vielen Medien und Unternehmen die hybride Zukunft ausgerufen. Ja, es hat sich einiges getan: Videomeetings werden selbstverständlich, Teams arbeiten mit virtuellen Pinnwänden und Unterlagen stehen online zur Verfügung.

Gut so, denn eine kluge Strategie für die richtigen Formate insbesondere in Change Prozessen und der Organisationsentwicklung ist essentiell für den Erfolg.

Mein persönliches Erleben aus vielen Online-Workshops ist aber immer noch ein anderes: Teilnahme über 13 Zoll Notebooks oder das tolle neue Ipad des Chefs, instabiles W-LAN, Ton und Bild in ermüdender Qualität. Nutzung von virtuellen Pinnwänden, welche die Teilnehmenden wahlweise überfordern oder aber die schlicht nicht optimal für den Prozess geeignet sind. Dabei wäre ein entspanntes Arbeiten in Online-Workshops so leicht möglich, wenn 4-5 einfache Grundregeln beachtet würden. Nichts was einen entspannten Workshop von einem anstrengenden Workshop unterscheidet, ist Raketenwissenschaft oder unbezahlbar. Was es braucht, ist ein sicheres Gefühl für ein adäquates Setting und dessen Wichtigkeit für den Erfolg. Dass Stress, Müdigkeit, mangelnde Konzentration oder mangelndes Erfassen von Inhalten sich direkt auf die Ergebnisse auswirken, ist ja eine Binse.

Hier eine erste, kurze Checkliste:

Können sich alle Teilnehmende in wirklich sehr guter Qualität hören und sehen?
Haben alle im Team einen angenehmen, ruhigen Ort von dem aus sie teilnehmen?
Sind alle Teilnehmenden technisch fit für den geplanten Online-Prozess?
Haben alle Teilnehmenden ausreichende Bildschirme für zusätzliche Tools / Methoden?
Sind die Medien und Arbeitsmittel auf die Endgeräte optimiert?
Nutze ich die richtigen Online-Tools für den aktuellen Prozess und die Art meiner Gruppe?
Kann ich in Anbetracht von technische, inhaltlichen und gruppendynamischen Aspekten alleine moderieren?

From the pin board in the workshop directly into a structured process planning? How is that supposed to work?

Fri, 04 Mar 2022 10:10:16 GMT

AT LEAST NOT WITH MIRO AND MURAL.

And we are already in the middle of the "have you seen the latest tool" discussion. According to the exciting website

https://www.collaborationsuperpowers.com/tools there are now several hundred. So what should we do?

My tip: relax and focus on three aspects:

What tools do my most important customers use?
What kind of group do I have?
What kind of process do I have?

I use Miro and Mural for creative processes with groups that have some practice. When it comes to structuring processes, however, GroupMap is simply from another planet, because it is programmed in a fundamentally different way than classic whiteboards, it can calculate, sort and evaluate and pass on this data. At the same time, it has a very simple interface for users. Especially in organisation development processes, I use it online, but also in presence, as it suits the customer and the process. The digital pinboards are then also available for asynchronous work, individual working groups, preliminary enquiries and post-process reviews. The simple handling and the amazing results often generate a high degree of self-efficacy in the groups. This is also great for the transfer to more agile structures. I have been getting through my projects wonderfully with these three tools for years, because one aspect should not be underestimated: the facilitation of a process and the attention to the group should not suffer because the facilitator is not familiar with the tools. "Always the latest" is therefore not a good idea at all. However, if you would like to get to know GroupMap, please contact us. :-)

Von der Pinnwand im Workshop direkt in eine strukturierte Prozessplanung? Wie soll das denn gehen?

tk@tfk-consulting.com — Wed, 02 Mar 2022 18:06:00 GMT

Mit Miro und Mural jedenfalls nicht.

Und schon sind wir mitten in der "haste schon das neuste Tool gesehen"- Diskussion. Dabei sind es laut der spannenden Seite

https://www.collaborationsuperpowers.com/tools inzwischen einige hundert. Was also tun? Mein Tipp: entspannen und auf drei Aspekte fokussieren:

Welche Tools nutzen meine wichtigsten Kunden?
Was für eine Gruppe habe ich?
Was für einen Prozess habe ich?

Ich nutze Miro und Mural für kreative Prozesse mit Gruppen, die etwas Übung haben. Wenn es sich um strukturierende Prozesse handelt, ist allerdings GroupMap schlicht von einem anderen Stern, denn es ist grundsätzlich anders programmiert als klassische Whiteboards, kann rechnen, sortieren und auswerten und diese Daten weitergeben. Dabei hat es ein sehr einfaches Interface für die Nutzer. Gerade bei OE-Prozessen setze ich es Online, aber gerade auch in Präsenz ein, wie es gerade für den Kunden und den Prozess passt. Die digitalen Pinnwände stehen dann auch für asynchrones Arbeiten, einzelne Arbeitsgruppen, Vorabfragen und Nachbetrachtungen zur Verfügung. Das einfache Handling und die erstaunlichen Ergebnisse erzeugen bei den Gruppen oft ein hohes Maß an Selbstwirksamkeit. Das ist auch prima für den Transfer zu agileren Strukturen. Mit den drei Tools komme ich seit Jahren wunderbar durch meine Projekte, denn ein Aspekt darf nicht unterschätzt werden: die Moderation eines Prozesses und die Aufmerksamkeit für die Gruppe darf nicht darunter leiden, dass die Moderation mit den Tools nicht vertraut ist. "Immer das Neueste" ist darum überhaupt keine gute Idee. Wer dennoch Lust hat GroupMap einmal kennen zu lernen, kann sich gerne melden. :-)

Unser letztes Präsenzmeeting war echt anstrengend...

tk@tfk-consulting.com — Mon, 28 Feb 2022 13:04:58 GMT

Absurd? Ja! Warum machen es denn dann viele genau so?

Gut so, denn eine kluge Strategie für die richtigen Formate insbesondere in Change Prozessen und der Organisationsentwicklung ist essentiell für den Erfolg.

Hier eine erste, kurze Checkliste:

Können sich alle Teilnehmende in wirklich sehr guter Qualität hören und sehen?
Haben alle im Team einen angenehmen, ruhigen Ort von dem aus sie teilnehmen?
Sind alle Teilnehmenden technisch fit für den geplanten Online-Prozess?
Haben alle Teilnehmenden ausreichende Bildschirme für zusätzliche Tools / Methoden?
Sind die Medien und Arbeitsmittel auf die Endgeräte optimiert?
Nutze ich die richtigen Online-Tools für den aktuellen Prozess und die Art meiner Gruppe?
Kann ich in Anbetracht von technische, inhaltlichen und gruppendynamischen Aspekten alleine moderieren?

CO2 comparison presence workshop vs. virtual meeting

Wed, 11 Dec 2019 15:10:30 GMT

NOTHING BEATS A PERSONAL MEETING, BUT ...

In the almost 30 years that I have been organising conferences and meetings for clients, I have experienced many meetings that would have found a place in a well-structured e-mail. Whereas in the past the focus was on costs when planning a meeting, the effect on the environment has now become an additional, important issue. Above all, however, within the framework of the development of virtual teams, tools have been developed with which essential workshop forms can be mapped. These, and more and more experienced moderators online, represent a real alternative today. Not for every meeting, because sometimes it is really important to feel each other and to experience each other beyond the picture. For in between however it may be gladly also times a virtual Workshop. But how high is the saving exactly? With the calculator from http://www.ecopassenger.org/ you can calculate it individually for yourself. On the basis of these figures, I once calculated two standard workshops as an orientation framework.

Scenario 1

National Meeting

20 participants

average arrival 400 km

50% train 50% flight

result in 1.570 Kg CO2

Scenario 2

International Meeting

20 participants

average arrival 1.000 Km

20% Train 80% Flight

already 6.765 Kg CO2

These values only show the direct journey. In addition there are the additional consumption by hotels, the conference technology etc..

The burden of the virtual workshop, on the other hand, depends on the intensity of use of the platform, the type of power supply to the server, the devices of the participants and the type of power supply on site. Assuming the figures for the current CO2 consumption of streaming services and the German mix in electricity, the server and the devices on site each reach a value of several hundred grams. Even if an exact calculation is difficult here, a complete one-day workshop will be in the single-digit kilo range.

CO2 Vergleich Präsenszworkshop / virtuelles Meeting

tk@tfk-consulting.com — Mon, 02 Dec 2019 14:01:40 GMT

Nichts geht über ein persönliches Treffen, aber ...

In den fast 30 Jahren, die ich Konferenzen und Tagungen für Kunden organisiere, habe ich manches Meeting erlebt, dass in einer gut strukturierten Mail Platz gefunden hätte. Wurde in der Beratung des Kunden früher auf die Kosten abgehoben, so ist der Effekt für die Umwelt inzwischen ein zusätzliches, wichtiges Thema. Vor allem aber: Im Rahmen der Entwicklung virtueller Teams haben sich Tools entwickelt, mit denen wesentliche Workshop-Formen abgebildet werden können. Diese, und immer mehr auch online erfahrene Moderatoren, stellen heute eine echte Alternative dar. Nicht für jedes Meeting denn manchmal ist es wirklich wichtig sich gegenseitig zu spüren und jenseits eines Bildausschnittes zu erfahren. Für zwischendurch aber darf es gerne auch mal ein virtueller Workshop sein. Aber wie hoch ist die Einsparung genau? Mit dem Rechner von http://www.ecopassenger.org/ können Sie es individuell für sich berechnen. Auf Basis dieser Zahlen habe ich einmal zwei Standard Workshops als Orientierungsrahmen durchgerechnet.

Szenario 1

Nationales Meeting

20 Teilnehmer

durchschnittliche Anreise 400 Km

50% Bahn 50% Flug

ergeben danach 1.570 Kg CO2

Szenario 2

Internationales Meeting

20 Teilnehmer

durchschnittliche Anreise 1.000 Km

20% Bahn 80% Flug

ergeben bereits 6.765 Kg CO2

Diese Werte zeigen nur die direkte Anreise. Hinzu kommen die Mehrverbräuche durch Hotels, die Tagungstechnik etc.

Die Belastung durch den virtuellen Workshop hängt im Gegensatz dazu von der Nutzungsintensität der Plattform, der Stromart des Servers, den Geräten der Teilnehmer und der Art des jeweiligen Stroms vor Ort ab. Die Zahlen über den aktuellen CO2 Verbrauch von Streaming-Diensten und den deutschen Drittelmix im Strom vorausgesetzt, erreichen Server und die Geräte vor Ort jeweils einen Wert von einigen hundert Gramm. Auch wenn eine genaue Berechnung hier schwierig ist, wird ein Tagesworkshop sich im einstelligen Kilo-Bereich bewegen.

Virtual teams do not have to do without joint workshops

Thu, 28 Nov 2019 18:49:30 GMT

BUT THERE ARE SOME THINGS TO CONSIDER: E.G. THE SELECTION OF THE RIGHT SOFTWARE. HERE IS AN OVERVIEW OF THREE OF THE MOST COMMON TOOLS.

Much has already been written about the necessity of special leadership in virtual teams and about the most common cooperation tools such as Trello, Meistertask, Asana etc.... But what if it should be a joint workshop? When brainstorming, inspiration, discussion and prioritization are required? Then workshop tools really pay off. Fortunately, all tools offer an important function for critical situations or difficult team constellations: anonymity. Here is a brief overview of three of the most common tools for virtual workshops.

Stormboard - the perfect pinboard simulation

+ The advantages

Stormboard is extremely intuitive as it essentially visualizes a pinboard interface and maps. With the "Fire Mode" the ideas just fly onto the screen. For the structuring different templates are available, which divide the screen. A colorful and modern design helps a lot with the structuring. The highlight, however, is the function that transforms a map into a new pinboard with a mouse click. This is possible infinitely often and so topics can be focused and deepened intuitively. The result is a dynamic that outstrips any collaborative mind map. That's really great. Another advantage is the good integration into other programs and services like Office or Trello etc..

- The disadvantages

There are trifles, such as the fact that too many ideas have cards arranged unsorted on top of each other. It is a bit more difficult that a moderator or workshop leader cannot navigate the participants. Votes and rankings are also not the parade function of Stormboard. This could be overcome, but what I don't understand is the pricing model of the service. The price is $10,- per month and participant. For a small team of 10 participants this is $1000,-/year. Quickly bring in two externals? Costs extra! Above all, the participants must be registered and deregistered, otherwise they continue to cost. If the meeting is revised together again in 2 months, this means to register again etc. Five additional participants who have forgotten to unsubscribe will be charged $150 after one quarter. This may still be possible for a small, permanent team, but not for flexible structures with external employees, and for me as a moderator with constantly changing customers, the model is simply out of the question. The manufacturers of Stormboard could not be convinced to offer an alternative.

Meetingsphere - the professional

+ The advantages

Meetingsphere really takes care of every detail of a meeting. A telco function is integrated. When I create the meeting, I see the time zones of the possible participants. The meeting is carefully structured with brainstorming, discussion, evaluation, etc. There are folders where the results are sorted and each meeting step can be opened and closed for the participants. A timer function calculates the meeting in advance and allows time control during the workshop. It's all very professional, everything is really in order here.

- Disadvantages

The layout can be described with a clear conscience as the opposite of Stormboard. Apart from the colorful boxes under which the discussions are summarized, there is no graphical interface, no layouts and no templates for known workshop techniques.Neuer Text

GroupMap - the Swiss army knife of tools needs some loving attention

+ The advantages

GroupMap is currently the most comprehensive and sophisticated solution. It is based on classical workshops and there is almost every workshop format, freely placeable postings as well as lists are possible. Ratings and rankings are freely configurable in any kind of complexity and depth and can be displayed in various rankings. The process of brainstorming, voting, grouping and results is as configurable as any layout. Various charts can be put together to form a workshop. The highlight: with the navigation, the workshop leader brings all participants to the chart and the process step that is currently on it. GroupMap has the most flexible price model and the most cost-effective for performance.

- Disadvantages

A program that can do a lot needs a lot of a little loving attention and even more training time before a workshop can be conducted confidently. A lot of time goes by to modernize the design with your own backgrounds and arrangements. The integration and result formats - currently Excel and PDF - could also be improved.

Conclusion: An online workshop cannot completely replace a really good classroom workshop with action, movement and personal team experience. Nevertheless, the use of special workshop tools is extremely useful in order not to be trapped in the same virtual environment and to stimulate thinking. My personal choice - and this is no secret - is currently GroupMap, because the tool comes very close to the well-known workshop and combines this with the flexibility and special functions of digital presentation. With that I have everything under control at the moment. But a lot is happening and who knows how the other collaboration tools will look in the future.

Virtuelle Teams müssen nicht auf gemeinsame Workshop verzichten

Mon, 25 Nov 2019 16:14:44 GMT

Es gibt aber einige Dinge zu berücksichtigen: z.B. die auswahl der richtigen Software. Hier eine übersicht über drei der gängigsten Tools.

Über die Notwendigkeit einer besonderen Führung in virtuellen Teams sowie über die gängigsten Kooperationswerkzeuge wie Trello, Meistertask, Asana etc. wurde bereits viel geschrieben.... Aber was, wenn es ein gemeinsamer Workshop sein soll? Wenn Brainstorming, Inspiration, Diskussion und Priorisierung erforderlich sind? Dann machen Workshop-Tools wirklich Sinn. Glücklicherweise bieten alle Angebote einen wichtige Funktion für kritische Situationen oder schwierige Team-Konstellationen: Anonymität. Hier ein kurzer Überblick über drei der gängigsten Werkzeuge für virtuelle Workshops.

Stormboard - die perfekte Pinnwand-Simulation

+ Die Vorteile

Stormboard ist extrem intuitiv, da es im Wesentlichen eine Pinnwand-Oberfläche und Karten visualisiert. Mit dem "Fire Modus" fliegen die Ideen nur so auf den Bildschirm. Für die Strukturierung stehen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, die den Bildschirm teilen. Ein farbenfrohes und modernes Design hilft bei der Strukturierung sehr. Das Highlight ist jedoch die Funktion, die eine Karte per Mausklick in eine neue Pinnwand verwandelt. Das ist unendlich oft möglich und so können Themen intuitiv fokussiert und vertieft werden. Das Ergebnis ist eine Dynamik, die jeder kollaborativen Mindmap den Rang abläuft. Das ist wirklich großartig. Ein weiterer Vorteil ist die gute Integration in andere Programme und Dienstleistungen wie Office oder Trello etc.

- Die Nachteile

Es gibt Kleinigkeiten, wie die Tatsache, dass bei zu vielen Ideen die Karten unsortiert übereinander angeordnet sind. Etwas schwieriger ist es, dass ein Moderator oder Workshop-Leiter die Teilnehmer nicht navigieren kann. Abstimmungen und Ranglisten sind auch nicht die Paradefunktion von Stormboard. Darüber ließe sich hinwegkommen, aber was ich nicht verstehe, ist das Preismodell des Dienstes. Der Preis beträgt $10,- pro Monat und Teilnehmer. Für ein kleines Team von 10 Teilnehmern sind das $1000,-/Jahr. Schnell zwei Externe einbringen? Kostet extra! Vor allem aber müssen die Teilnehmer an- und abgemeldet werden, sonst kosten sie weiter. Wenn das Meeting in 2 Monaten wieder gemeinsam überarbeitet wird, bedeutet das, sich erneut zu registrieren etc. Fünf weitere Teilnehmer, die vergessen haben, sich abzumelden, werden nach einem Quartal mit $150,- berechnet. Für ein kleines, festes Team mag dies noch möglich sein, aber nicht für flexible Strukturen mit externen Mitarbeitern, und für mich als Moderator mit ständig wechselnden Kunden kommt das Modell einfach nicht in Frage. Die Hersteller von Stormboard konnten nicht überzeugt werden, eine Alternative anzubieten..

Meetingsphere - der Profi

+ Die Vorteile

Meetingsphere kümmert sich wirklich um jedes Detail eines Meetings. Eine Telco-Funktion ist integriert. Beim Erstellen der Besprechung sehe ich die Zeitzonen der möglichen Teilnehmer. Das Meeting ist sorgfältig strukturiert mit Brainstorming, Diskussion, Bewertung, etc. Es gibt Ordner, in denen die Ergebnisse sortiert werden und jeder Meeting-Schritt kann für die Teilnehmer geöffnet und geschlossen werden. Eine Timer-Funktion kalkuliert das Meeting im Voraus und ermöglicht die Zeitsteuerung während des Workshops. Es ist alles sehr professionell, alles hat hier wirklich seine Ordnung.

- Nachteile

Das Layout kann mit gutem Gewissen als das Gegenteil von Stormboard beschrieben werden. Abgesehen von den bunten Kästen, unter denen die Diskussionen zusammengefasst sind, gibt es keine grafische Oberfläche, keine Layouts und keine Vorlagen für bekannte Workshop-Techniken.

GroupMap - die eierlegende Wollmilchsau braucht etwas Liebe

+ Die Vorteile

GroupMap ist derzeit die umfangreichste und durchdachteste Lösung. Sie ist klassischen Workshops nachempfunden und es gibt fast jedes Workshop-Format, frei platzierbare Postings sind ebenso möglich wie Listen. Bewertungen und Rankings sind in jeder Art Komplexität und Tiefe frei konfigurierbar und lassen sich in diverse Rankings darstellen. Der Prozess von Brainstormings über Votings, Gruppierungen bis zu den Resultaten ist ebenso konfigurierbar, wie jedes Layout. Diverse Charts lassen sich zu einem Workshop zusammenstellen. Das Highlight: mit der Navigation bringt der Workshopleiter alle Teilnehmer zu dem Chart und den Prozess-Schritt, der gerade dran ist. GroupMap hat das flexibelste und für die Leistung günstigste Preismodell.

- Nachteile

Ein Programm, das viel kann, braucht viel Liebe und noch mehr Einarbeitungszeit bis ein Workshop damit souverän geleitet werden kann. Viel Zeit vergeht auch um das Design mit eigenen Hintergründen und Anordnungen etwas zu modernisieren. Auch die Integration bzw. Ergebnis-Formate - derzeit Excel und PDF - könnte noch verbessert werden.

Fazit: Einen wirklich guten Präsenzworkshop mit Action, Bewegung und persönlicher Teamerfahrung kann ein Online Workshop nicht gänzlich ersetzen. Dennoch ist der Einsatz von besonderen Workshop-Tools außerordentlich sinnvoll, um nicht immer in der gleichen virtuellen Umgebung gefangen zu sein und das Denken anzuregen. Meine persönliche Wahl - und das ist kein Geheimnis - ist derzeit GroupMap, denn das Tool kommt dem bekannten Workshop schon sehr nahe und verbindet dies mit der Flexibilität und besonderen Funktionen digitaler Präsentation. Damit habe ich derzeit alles im Griff. Aber es tut sich viel und wer weiß wie sich die anderen Kollaborations-Tools in Zukunft aufstellen.